Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG.

Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto. Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos. Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000. Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros.

Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações. Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios. Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “Aplicações práticas”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames.

Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis, calibradores, descartáveis, material de escritório e manutenções de equipamentos da produção. Finalmente tratamos da rentabilidade de parâmetros (exames); clientes (convênios); equipamentos e setores (áreas), teste e comparação de tabelas de preços. Complementamos com sugestões gerenciais para a prática do dia a dia dos gestores laboratoriais. Na última coluna, continuamos com o tema das aplicações práticas, abordando o produto “Desempenho da organização”, apresentando uma “Simulação da prática” da operação de um laboratório de pequeno porte. Com isto concluímos o Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC.

A coluna de hoje (capítulo 32) trata da evolução do SGCC para um sistema implementado via Web, que reduz drasticamente os custos, viabilizando sua operação pelos pequenos e médios laboratórios de análises clínicas. Estamos falando do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL, um software inédito no mundo, onde o seu principal diferencial é o processo de benchmarking competitivo.

Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial (PPGL)

Introdução

Antes de tudo, agradecemos, aos laboratórios de análises clínicas deste País que acreditaram no Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, fundamento técnico do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL. Estes laboratórios com certeza estarão ajudando a socializar a gestão profissional no Brasil.

O processo decisório de um profissional consciente deve ser fundamentado em dados e fatos. A intuição será uma variável complementar. Aproximadamente setenta e cinco por cento das decisões médicas são baseadas em resultados de exames provenientes das análises clínicas. A importância destes exames fica evidente; então questionamos como os profissionais das análises clínicas tomam a importante decisão de assinar um exame?

Somente com a segurança de um processo pré-analítico meticuloso e um analítico gerenciado por controles internos e externos que assegurem a precisão e a exatidão destes exames. Entretanto, é na fase final, pós-analítica, que acontece a verdadeira chancela do profissional para validar o exame, através da sua assinatura, certificando o resultado. E, como ocorre esta assinatura? Somente após, dentre outras providências, realizar anamnese, verificar resultados anteriores e, fundamentalmente, comparar os resultados obtidos com os respectivos valores de referência! Esta ação é determinante para a correta tomada de decisão em favor do paciente. Se assim é na área técnica que busca subsidiar o médico para salvar vidas, também deve ser na área da gestão organizacional, onde a vida a ser salva pelo gestor é a do próprio laboratório clínico. Este é o propósito essencial do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL, que tem como visão aumentar a competitividade dos laboratórios clínicos do País, proporcionando uma justa remuneração aos seus acionistas.

Comparando o PPGL com o macroprocesso que representa um laboratório clínico, veremos que o PPGL é suprido com os dados da organização, que devem ser os mais corretos possíveis, pois deles, como na fase pré-analítica, irá depender o resultado final. O programa em si representa a fase analítica, onde os dados (amostras dos pacientes) são processados, para após serem gerados laudos que finalmente serão assinados. Os laudos, neste caso, são todos os indicadores de desempenho (ID’s) resultantes, que devem ser analisados criticamente de forma sistêmica visando à tomada de providências em favor do laboratório clínico, que nesta situação, é o paciente.

A análise crítica dos indicadores de desempenho representa a assinatura do laudo. E, como deve ser feita esta importante fase do processo de gestão laboratorial? De forma semelhante à área técnica, comparando com valores de referência pertinentes. E de onde obter estes valores de referência? Exatamente de um processo de benchmarking! Este processo é oriundo de um banco de dados de laboratórios clínicos do País, que serve de base para o programa. Então, de uma forma resumida é correto afirmar que a missão do PPGL é oferecer aos gestores dos laboratórios clínicos do País, um eficiente sistema de gestão com custo acessível. Ainda, esta é uma ferramenta basilar para a correta tomada de decisão fundamentada em comparações competitivas, influenciando de forma incisiva no incremento da lucratividade destes laboratórios clínicos, aumentando sua competitividade.

Breve histórico

Resumidamente, o mercado das análises clínicas mudou drasticamente nos últimos trinta anos. A produção de exames, de certa forma, assumiu contornos de processos industriais, aumentando consideravelmente a oferta, tornando-a desproporcional ao volume da demanda. Isto aliado às mudanças do perfil do mercado consumidor, que passou do indivíduo para o coletivo representado pelos planos de saúde, convênios e seguros, desequilibrou a equação da precificação, sendo os preços dos exames, por consequência, impostos pela força do coletivo.

Neste ínterim, novas tecnologias vieram em benefício dos pacientes, sem a devida contrapartida na remuneração e, completando o cenário devastador para os laboratórios clínicos, os custos fixos tiveram uma alta acima de 350% no período, fato que aliado às novas exigências legais por aumento de qualidade, oriundas do marco regulatório, reduziram dramaticamente a rentabilidade destas organizações. Sem sombra de dúvida, hoje, o Governo através dos impostos, é o “sócio” majoritário dos laboratórios clínicos. Ele, sem nada investir na empresa, sem trabalhar, sem correr os riscos inerentes ao negócio, é o que mais ganha. E, se por ventura, o laboratório clínico não conseguir honrar seus compromissos com o fisco, corre o risco de prisão!

Segundo notícia vinculada em diversos meios de comunicação no dia 25 de fevereiro de 2014, a Receita Federal quer tornar mais rigorosa a punição, enviando ao Congresso um projeto de lei que acaba com a regra pela qual o crime de sonegação se extingue a partir do momento em que a pessoa física ou empresa paga o que deixou de recolher com impostos. A ideia é comparar o crime de sonegação ao de corrupção, que pode resultar em prisão de até oito anos, conforme publicado no jornal Correio do Povo/RS, página 7. Ainda, a Receita Federal quer solicitar diretamente à Justiça os mandados de busca e apreensão em suas investigações. Não somos contra impostos, são eles que viabilizam os serviços públicos de uma nação. O que estamos mostrando é que para os laboratórios clínicos, até pagar os devidos impostos está se tornando uma grande dificuldade. O número de insolvências aumentou drasticamente nos últimos anos, tornando imprescindível uma gestão profissional eficiente para assegurar a sobrevivência destas organizações. Hoje, um concorrente competente e agressivo pode estar disputando uma fatia dos clientes de um laboratório que até ontem liderava um determinado mercado local, ainda que distante de um grande centro.

Em suma, isto mostra que ninguém está garantido, esteja onde estiver. Só há uma maneira de sobreviver: Sendo competitivo em qualquer lugar do planeta! Atualmente não basta simplesmente se formar e abrir um novo laboratório. Não existe mais espaço para a aventura, para o amadorismo na gestão destes negócios. Há sim, a imperiosa necessidade de gestões profissionais nos laboratórios. Se não formos competitivos, não sobreviveremos como empreendedores! É neste contexto que se insere a proposta do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL. Este programa tem por objetivo maior tornar os laboratórios clínicos participantes mais competitivos, lucrativos e aptos não só para sobreviverem no mercado, mas serem empresas com rentabilidade digna e justa para seus acionistas.

Apresentação do PPGL

O que é o Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL?  É um programa para a socialização de sistema de gestão administrativa e comparação de desempenho, que reduz os riscos empresariais provendo os gestores dos laboratórios clínicos de instrumento eficiente de auxílio à decisão. Qual a sua área da abrangência e seus clientes? Laboratórios clínicos situados em todo o território nacional. Quem será o seu instituidor? Uma empresa privada criada com este propósito específico. Quando deverá acontecer? A operação na fase beta já está ocorrendo desde junho de 2017.   A visão, missão e objetivos serão detalhados a seguir.

Visão

O Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL tem como visão aumentar a competitividade dos laboratórios clínicos do País, proporcionando uma justa remuneração aos seus acionistas.

Missão

O Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL tem como missão oferecer aos gestores dos laboratórios clínicos do País, um eficiente sistema de gestão, com custo acessível, ferramenta basilar para a correta tomada de decisão fundamentada em comparações competitivas, influenciando de forma incisiva no incremento da lucratividade destes laboratórios, aumentando sua competitividade.

Objetivos

Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL tem os seguintes objetivos:

  1. Socialização do Sistema de Gestão Custo Certo para o mais amplo conjunto de laboratórios do País.
  2. Promoção de um sistema de comparação de desempenho, ou seja, resultados de gestão administrativa, entre os laboratórios participantes do programa, assegurando a mais absoluta confidencialidade das informações.
  3. Prover aos gestores dos laboratórios uma ferramenta de auxílio às decisões administrativas, proporcionando o devido controle dos processos organizacionais.
  4. Formação de um Banco de Dados, base das informações gerenciais de todo o sistema.
  5. Contribuir para a melhoria contínua dos processos de gestão administrativa pelo amplo acesso às informações do banco de dados.
  6. Implantar um sistema de indicadores padronizados em nível nacional.
  7. Estimular e capacitar os laboratórios para a utilização dos indicadores padronizados como ferramenta gerencial e criar referenciais adequados visando à execução de análises comparativas.
  8. Socializações das experiências bem-sucedidas através de seminários periódicos entre os participantes do programa para disseminar as melhores práticas gerenciais.
  9. Estimular a pesquisa científica e produzir novos conhecimentos pela análise dos dados gerados pelo PPGL, desenvolvendo a especialidade das análises clínicas no propósito de acompanhar as necessidades da população para receber uma atenção primária de saúde com qualidade.

A próxima coluna apresentará o referencial teórico do Programa de Proficiência em Gestão Laboratorial – PPGL, um novo sistema de gestão destinado para os pequenos e médios laboratórios do País, implementado sem custos, via WEB, mediante aluguel.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: [email protected] e [email protected]

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