Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto.

Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma.

Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos. Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000.

Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações. Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios.

Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “Aplicações Práticas”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames. Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis, calibradores, descartáveis, material de escritório e manutenções de equipamentos da produção.

Finalmente tratamos da rentabilidade de parâmetros (exames); clientes (convênios); equipamentos e setores (áreas), teste e comparação de tabelas de preços. Complementamos com sugestões gerenciais para a prática do dia a dia dos gestores laboratoriais.

Esta coluna continuará abordando as aplicações práticas do Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) para controle de laboratórios clínicos, apresentando o produto “Desempenho da organização”. Este produto trata dos indicadores de desempenho que controlam os macroprocessos da empresa, evidenciando os chamados “Itens de controle”, caracterizando sua localização na “Contabilidade gerencial sintética”. Os capítulos anteriores relativos ao produto “Desempenho da produção”, mostraram resultados dos “Indivíduos”, entendendo por indivíduo sejam os exames, equipamentos, setores (Áreas) ou clientes (Convênios), tipificando a chamada “Contabilidade gerencial analítica”.

Desempenho da organização

O Sistema de Gestão Custo Certo é composto por dois produtos principais: “Desempenho da Produção” e “Desempenho da Organização”.

Com base nestes dois produtos podem ser obtidas centenas de outros produtos conforme necessidade dos gestores. O desempenho da produção permite calcular o custo de produção e a rentabilidade dos exames (parâmetros), dos convênios (clientes), dos equipamentos e setores (áreas) do laboratório clínico. Viabiliza ainda testar em tempo real tabelas de preços de exames e comparar de forma dinâmica a rentabilidade de clientes.

Por sua vez, o desempenho da organização trata essencialmente da avaliação macro dos indicadores financeiros e econômicos da empresa, envolvendo centros de custos fixos e variáveis, receita, produção e recebimento. Contempla, ainda, valores médios da margem de contribuição, rentabilidade, margens de lucro, razão operacional, geração de caixa, número de exames e clientes, valor e custo dos exames, cenários de vendas, ponto de equilíbrio, margem de segurança, grau de alavancagem operacional, análise de negócios, análise do risco de insolvência e a competitividade da empresa.

A soma dos indivíduos (exames, equipamentos, setores e clientes) calculada no produto “Desempenho da produção” leva ao coletivo, que são os resultados obtidos no produto “Desempenho da organização”. A origem dos dados que alimentam cada um dos produtos é diferente: um é construído a partir dos seus componentes básicos, por exemplo, o volume de reagentes para fazer um exame, controles, calibradores, consumíveis, perdas, descartáveis, preço pago por um cliente, etc.; o outro, parte das compras e receitas globais da empresa. Este é um aspecto ímpar na tratativa dos custos na área da saúde.

O pioneirismo do modelo é evidenciado também por diversos aspectos peculiares, oriundos da pesquisa de campo, que é a base de todo o sistema. A essência do SGCC está em ter desenvolvido um método específico de custeio para estas organizações da saúde, onde os sistemas de custeio existentes normalmente não representam a realidade objetiva dos fatos.

Este modelo novo permite calcular os custos e a rentabilidade de processos industriais que não geram produtos tangíveis e sim informações (laudos para auxílio ao diagnóstico médico). A clínica ou laboratório clínico só pode ser eficaz e eficiente se for controlado e só pode ser gerenciado aquilo que é medido. Portanto, o ciclo PDCA de gestão, contempla no “C” a análise completa de um elenco de indicadores de desempenho que devem ser comparados com as metas estabelecidas no planejamento orçamentário “P”, gerando as ações corretivas decorrentes “A”. Este produto trata essencialmente da avaliação dos indicadores financeiros e econômicos da empresa, conforme descrito acima, sendo composto por quatro módulos de trabalhos distintos: o primeiro módulo é referente às identificações iniciais (Cadastro); o segundo estipula as metas para indicadores (Planejamento orçamentário); o terceiro é composto por todas as entradas dos dados primários, onde são registrados no programa os eventos financeiros e econômicos da empresa (Lançamento dos dados); o quarto módulo são as saídas materializadas pelos resultados, informações geradas pelo sistema que possibilitam a análise para o auxílio à tomada de decisões (Resultados – Análise do desempenho e gerência de riscos).

Os indicadores de desempenho são divididos em dois grupos: Indicadores constantes do banco de dados e Indicadores independentes do banco de dados. Os indicadores constantes do banco de dados são aqueles que periodicamente podem ser comparados com dados de outros laboratórios clínicos, disponibilizando informações de forma gráfica sobre: média do setor, “benchmark”, média do próprio laboratório clínico e realizado no mês. E ainda na forma de tabela, informações sobre mês anterior, mesmo mês do ano anterior e as variações percentuais.

São indicadores constantes do banco de dados:

– Valor médio do exame (PV);

– Custo médio líquido do exame;

– Lucro médio bruto por exame;

– Custo fixo por exame;

– Lucro líquido unitário;

– Margem bruta de lucro por exame (%);

– Custo variável bruto por exame;

– Margem líquida de contribuição (R$);

– Margem líquida de contribuição (%);

– Margem de segurança (%);

– Razão operacional (%);

– Receita à vista (%);

– Média de exames por requisição;

– Grau de alavancagem operacional.

Já os indicadores independentes do banco de dados são comparados, conforme a situação, com informações referentes a média do realizado no período, ao valor estimado no planejamento, mês anterior, mesmo mês do ano anterior e as respectivas variações percentuais. São indicadores independentes do banco de dados:

– Número de exames;

– Número de clientes;

– Produção bruta;

– Recebimento;

– Despesa total – DT;

– Despesa total (Desembolso) – DTD;

– Despesa com investimentos;

– Despesa operacional;

– Geração líquida de caixa;

– Lucro bruto por cliente em relação ao produzido;

– Lucro líquido por cliente (Regime de caixa);

– Margem líquida de lucro (Regime de caixa) em relação ao produzido;

– Margem líquida de lucro (Regime de caixa) em relação ao recebido;

– Margem de segurança (Quantidade de exames);

– Inadimplência;

– Balcão (Receita à vista);

– Recebimento (Bancos);

– Financiamentos;

– Faturamento bruto;

– Ponto de equilíbrio em Reais (R$);

– Ponto de equilíbrio em número de exames;

– Total de impostos (DARF`s + Retidos);

– Produção líquida – Situação Econômica;

– Total dos custos variáveis – Situação Econômica;

– Margem líquida de contribuição – Situação    Econômica;

– Total dos custos fixos;

– Rentabilidade líquida – Situação Econômica;

– Margem líquida de lucro em relação ao produzido – Situação Econômica.

Gerência de riscos

Margem de segurança (%)

Margem líquida de lucro (Regime de caixa) em relação ao produzido

Dia do mês em que atinge o Ponto de equilíbrio

Análise de negócios

Custos fixos projetados

Margem total de contribuição estimada

Margem média ponderada de contribuição estimada

Ponto de equilíbrio estimado

A próxima coluna continuará apresentando o produto “Desempenho da organização”. Serão vistos os assuntos que versam sobre a gerência de riscos, análise de negócios e sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

 

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: humb[email protected] e [email protected]

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