Por Cristina Sanches
Uma boa gestão laboratorial depende, em grande parte, da atuação do administrador, das ferramentas que ele utiliza e da qualidade de sua equipe. Manter todos esses elementos em sintonia é um grande desafio, porque os clientes do setor de saúde avaliam a qualidade de uma empresa de acordo com a forma como são atendidos.
Mas existem diferenças na gestão em laboratórios de menor porte? “Não. A gestão de um laboratório clínico, independentemente do tamanho, tem os mesmos objetivos: obter bons resultados e garantir a sustentabilidade do negócio utilizando diferentes ideologias e estratégias. Em linhas gerais, os desafios dos gestores são os mesmos: gerenciar uma atividade complexa, muito regulamentada, na qual o laboratório fica entre dois fogos – aumento dos preços de insumos e dificuldades em obter reajustes nos preços de venda dos serviços (exames). Empresas de maior porte geralmente têm mais poder de negociação e ganho de escala. Pequenas empresas geralmente são mais ágeis e criativas na solução dos problemas”, explica o Dr. Guilherme Ferreira de Oliveira, diretor de Acreditação e Qualidade da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial (SBPC/ML).
Desafios a serem superados
Para Oliveira, o maior desafio, em laboratórios menores, é fazer mais com menos. “Geralmente, laboratórios de pequeno porte possuem equipes menos numerosas, então, é necessário desenvolver um time comprometido, versátil, proativo, colaborativo e criativo.”
Humberto Façanha, diretor da Unidos Consultoria, comenta que laboratórios de menor porte, normalmente, não têm grandes fontes de financiamento para custear despesas correntes específicas para uma gestão profissional. “Seus gestores, na grande maioria, têm formação centrada na área técnica, nos processos produtivos, contudo, estes profissionais também assumem a responsabilidade sobre os processos econômicos e financeiros, a título precário. O resultado normalmente não é bom, aumentando o risco de insolvência deste tipo de laboratório.”
Ele destaca que, mesmo laboratórios maiores, muitas vezes, se deparam com questões simples, mas que poucos conseguem resolver no dia a dia, como calcular o custo de produção do elenco de exames constantes do portfólio. “Raríssimos são os laboratórios que sabem calcular estes custos, e, atualmente, a luta imposta pela concorrência aguerrida é em termos de milésimos de centavos! O que compensa a falta de precisão dos cálculos, nesta situação, é o ganho de escala, a capacidade de barganha com os fornecedores, a verticalização do mercado. Em síntese, uma gestão profissional, atualmente, é imprescindível para os pequenos e médios laboratórios para tornar mais perene a perspectiva do futuro destas organizações”, explica Façanha.
Já entre os de menor porte, Oliveira destaca que é importante ter processos mapeados, pontos de controle e indicadores. Segundo ele, uma boa planilha funciona tão bem quanto um software sofisticado. O diferencial está em uma boa implantação e no compromisso de cumprir o roteiro planejado.
Para Façanha, algumas preocupações exigem maior atenção. Entretanto, os riscos inerentes ao segmento laboratorial são comuns a todos os laboratórios. “De uma forma geral, podemos dizer que o risco é a possibilidade de perda decorrente de um determinado evento, o que resulta em prejuízo, lucro menor ou redução de ativos. A busca pela redução máxima dos riscos tem um custo considerável e as empresas, para obter sucesso, não devem eliminar os riscos, mas detectá-los e explorá-los em proveito próprio.”
Ele continua, ressaltando que todos os laboratórios, sejam grandes ou pequenos, devem se preocupar com a gestão dos riscos. “Devem ter no seu planejamento estratégico, no seu Balanced Scorecard, especial atenção para este aspecto. Dependendo do porte da empresa, deve ser avaliada a possibilidade de criação de uma área específica com esta finalidade.”
Como garantir uma gestão eficiente
Segundo Façanha, é recomendável ter pelo menos um profissional voltado para a gestão de risco. Isso pode ser feito também pela criação de um comitê de gerenciamento de riscos para atuar em conjunto com outras áreas que, pela afinidade de propósitos, podem agir de forma sinérgica com o comitê, como Compliance, Controladoria, Auditoria e Seguros.
“O comitê deve elaborar uma matriz de riscos, onde são identificados os principais riscos, atribuídas notas para cada um em função da probabilidade de ocorrência e da repercussão na empresa e, por fim, um plano de ações para prevenir a ocorrência e, em último caso, minimizar o efeito”, explica o consultor.
Além disso, destaca Oliveira, como os laboratórios menores são geridos por profissionais da saúde, médicos, biomédicos e bioquímicos, com pouca formação em gestão nos currículos dos cursos de graduação, é recomendado buscar formação em gestão/administração. “Por exemplo: curso de gestão de pequenas empresas, como os que são oferecidos pelo Sebrae e Senac. Ou ainda os cursos de MBA em gestão na saúde para os que tiverem esta oportunidade.”
Ele comenta que para conquistar eficiência na gestão é preciso ter uma gestão organizada, que inclua padronização, planejamento, controles, indicadores, boa gestão de pessoas e foco nos clientes. “Neste sentido, buscar programas de acreditação serão facilitadores para atingir este objetivo.”
A SBPC/ML oferece algumas ferramentas que podem auxiliar os laboratórios a melhorar e tornar mais eficiente sua gestão, como congressos, jornadas, simpósios, workshops, seminários e cursos presenciais e EAD realizados pela entidade. “Além disso, os associados da SBPC/ML têm acesso a áreas exclusivas na Biblioteca Digital, entre outras vantagens. A SBPC/ML também criou o Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos (PALC). Existem vários laboratórios de pequeno e médio portes acreditados”, cita Oliveira.
Sistemas de gestão informatizados são importantes?
Na opinião de Façanha, sim. “Sem os sistemas de gestão informatizados, qualquer laboratório, independentemente do porte, não opera. Não tem como recepcionar, cadastrar, coletar, produzir, assinar os laudos, entregar e faturar os exames. Ainda, controlar o mercado e gerenciar o relacionamento com os clientes.”
Porém, ele destaca que não se pode simplificar e dizer que são de fácil operação. “A usabilidade varia muito de um produto para outro, entretanto, todos os dados necessários para a rotina diária dos laboratórios devem ser lançados nos sistemas; não existem alternativas para esta operação. Indiscutivelmente a relação custo x benefício é favorável, pelo simples fato de que sem eles, os laboratórios não operam, entretanto, existem diferenças significativas na versatilidade, no potencial, na agilidade, na complexidade, no volume e na qualidade dos resultados dos diferentes fornecedores.”
Sugestões para uma gestão laboratorial eficiente
Façanha criou a expressão “laboratório metaverso” para destacar algumas características que avalia como indispensáveis à sobrevivência dos pequenos e médios laboratórios do Brasil. “Não há outra forma para enfrentar as ‘novas’ exigências do mercado, uma ‘nova’ maneira de recepcionar, coletar e produzir exames, a não ser com competência”. As condições para que um laboratório seja classificado como metaverso incluem:
Gestão profissional: nela, todos os processos estão corretamente identificados, metrificados por itens de controles e verificação (indicadores de desempenho) e estabelecidos nas dimensões pertinentes da qualidade total, com metas determinadas pela concorrência, fundamentando todo o planejamento estratégico de forma competitiva. Ainda, em cada processo estarão identificados seus clientes (internos e externos), fornecedores, responsáveis e forma de monitoramento dos resultados. Em suma, deve-se girar o ciclo PDCA (planejar, fazer, checar e agir) de gestão, incansavelmente, com resiliência, determinação e obstinação;
Qualidade em serviços: o ciclo de prestação de serviços deve ser mapeado em todos os momentos da jornada do paciente e executado de forma assertiva para encantá-lo;
Integração na 4ª Revolução industrial (transformação digital da saúde): ter capacidade para lidar com enorme volume de dados aliados à velocidade de processamento. Isto deverá ajudar a transformar rapidamente registros clínicos em informação para a tomada de decisão em favor dos pacientes.
