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Akiko Hiramoto Pereira, diretora Administrativa do Instituto Vida

Com 30 anos no ramo da medicina laboratorial – no segmento de patologia clínica e hematologia -, o Instituto Vida, localizado em Marília (SP), buscava uma gestão integrada entre os setores da empresa, para melhorar a performance do laboratório. O instituto possui quatro unidades, sendo uma de atendimento 24 horas. Atualmente, o laboratório processa 90 mil exames por mês.

Gerido por um sistema de informação próprio, o instituto identificou a necessidade de adequar a atuação a uma plataforma única, para reduzir as perdas no processo e por isso, decidiu contratar as soluções SHIFT, como explica Dra. Akiko Hiramoto Pereira, diretora Administrativa do Instituto Vida e auditora do DICQ, programa de acreditação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas. “Com o crescimento ao longo dos anos, a operação administrativa financeira passou a exigir um sistema mais completo e integrado, onde a especialização no segmento laboratorial se tornou um fator decisivo para continuarmos evoluindo nossa gestão”, explica.

A diretora administrativa salienta que devido ao volume de trabalho e ao sistema incompleto, os processos não eram concluídos com eficiência. “Tínhamos um grande volume de dados trabalhados em planilhas, que exigia retrabalho e custos de desenvolvimento para interface com outros sistemas. Encontramos no novo sistema SHIFT uma grande facilidade na integração das informações. Tratando-se de uma plataforma única, com SHIFT LIS, CONTROLLER e VIEW consigo enxergar a operação de uma forma global, do atendimento às compras, faturamento, gestão financeira e área técnica”, comenta.

Segundo Dra. Akiko, as soluções SHIFT facilitaram a gestão e o monitoramento, sendo que a própria equipe é capaz de identificar os gaps. “Temos equipes diferentes e os dois setores agora se conversam. Consigo visualizar todas as perdas e os seus motivos. Se foi glosa, cobrança indevida ou erro de tabela, por exemplo. Lançamos a justificativa no financeiro e consigo monitorar todas as razões do não-recebimento. Temos acesso a relatórios e indicadores sobre todas essas movimentações, o que nos permite atuar nas causas que estão impactando na nossa lucratividade”, completa.

As equipes do Instituto Vida estavam acostumadas com o sistema próprio utilizado anteriormente, por isso, o processo de mudança foi pensado e bem estruturado, para minimizar os impactos da transição. “A nossa preocupação na troca do sistema era o controle do financeiro e faturamento. Optamos por implantar primeiro o SHIFT Controller. De abril a junho de 2014, a operação ficou em ordem. Após a implantação do LIS, que ocorreu em julho de 2014, já tínhamos todo o laboratório se comunicando e transformando as informações em valor agregado para a gestão”, conclui a diretora.

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Instituto Vida, Shift

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