Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG.

Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto. Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma.

Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos. Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000.

Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações. Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema.

Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios.

Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “Aplicações Práticas”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames. Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis, calibradores, descartáveis, material de escritório e manutenções de equipamentos da produção. Finalmente tratamos da rentabilidade de parâmetros (exames); clientes (convênios); equipamentos e setores (áreas), teste e comparação de tabelas de preços.

Complementamos com sugestões gerenciais para a prática do dia a dia dos gestores laboratoriais. Na última coluna, continuamos com o tema das aplicações práticas, abordando então, o produto “Desempenho da organização”. A coluna de hoje dará sequência a este tema, evidenciando a gerência de risco, análise de negócios e sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia, oriundas do “Desempenho da organização”.

Gerência de risco

O Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) possibilita o gerenciamento do risco de insolvência do laboratório clínico mediante a análise dos resultados de um conjunto de indicadores. Estes resultados são avaliados por diversas escalas de classificação do risco, oriundas do banco de dados da Unidos Consultoria e Treinamento, conforme figura mostrada a seguir:

Painel para análise do risco Fonte: o autor

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Análise de negócios

O Sistema de Gestão Custo Certo possibilita a análise, o controle, a gerência de negócios em operação, bem como o estudo da viabilidade de novos empreendimentos no setor de clínicas e laboratórios clínicos. Para novos negócios os insumos necessários são descritos a seguir:

1. Pesquisa de mercado. A preferência é por pesquisas conduzidas por profissionais do ramo. Na falta destas podem ser utilizadas estimativas baseadas no conhecimento prático do setor, da comunidade e dos prováveis clientes (convênios), todavia, grande parcela da precisão estará sendo perdida;

2. Com base nos perfis de demanda já conhecidos da clínica ou do laboratório clínico, por tipo de cliente (os principais), agregar a pesquisa de mercado, obtendo desta forma o perfil de demanda estimado para o futuro negócio;

3. Com base nos registros históricos da clínica ou do laboratório clínico, projetar todos os custos fixos do novo negócio;

4. Utilizar do SGCC o produto “Desempenho da produção”. Selecionar a matriz de rentabilidade de clientes, exames, equipamentos e setores e lançar os perfis de demanda para cada cliente (convênio) a ser atendido pelo novo negócio, conforme calculado no item II;

5. Lançar nesta matriz a tabela de preços pagos para cada cliente. Usar quantas matrizes for necessário para estas operações dos itens IV e V;

6. Em cada matriz existe um relatório chamado de “Súmula”. Uma das informações fornecidas é o montante da margem de contribuição do cliente que está sendo analisado. Somar todas as margens de contribuição, uma para cada cliente (convênio), obtendo desta forma a margem de contribuição total esperada para o novo negócio;

7. A diferença entre a margem de contribuição total calculada no item VI e o total dos custos fixos calculados no item III será o lucro operacional esperado para o novo negócio;

8. O ponto de equilíbrio em número de exames deste novo negócio é obtido pela razão entre o total dos custos fixos, calculados no item III, e o valor da margem média ponderada de contribuição calculada pela matriz da rentabilidade de clientes, exames, equipamentos e setores, apresentada no relatório “Súmula”. Este é um importante indicador para decidir se o novo negócio será viável, bastando para isto, compará-lo com o volume de exames esperado, identificado no item I.

Se os leitores não dispuserem do SGCC, poderão fazer análise de novo negócios conforme case que será demonstrado minuciosamente na próxima coluna “Simulação da prática”, adotando a mesma sistemática de cálculo já descrita.

Tutorial para análise da viabilidade de Postos de Coleta (PC) em operação ou futuros negócios

– Mercado: Número de exames realizados no PC (total ou por convênio) para a situação de negócios já em operação. Para negócios futuros, estimar estes mesmos dados a partir de pesquisas de mercado. A maior exatidão possível deve ser buscada, pois este insumo é fundamental para o sucesso do projeto.

– Identificar os custos fixos do Posto de Coleta (CFPC), ou estimar com base na experiência, no caso de negócios futuros. Este cálculo deve ser feito seguindo o roteiro dos centros de custos fixos do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC: Folha de pagamento; Leis sociais; Aluguel; Condomínio; … Outros.

– Calcular o Ponto de Equilíbrio em exames do PC: => PTEQPC = (CFPC)/MCC, onde MCC é a Margem de Contribuição geral do laboratório central. Atenção: Isto é válido partindo da premissa que o mix da demanda do PC seja semelhante ao da central. Para aumentar a precisão, usar a margem média ponderada das margens média de contribuição, também ponderadas, de cada convênio (MMPMMC). Estas margens são obtidas nas súmulas dos convênios a partir do produto “Desempenho da produção”.

– Calcular a Margem de Segurança (MSPC) do PC: => MSPC = Número médio mensal de exames realizados no PC – PTEQPC.

– Resultado (lucro ou prejuízo) do PC = MSPC x MCC, em R$. Lembrar que a MCC pode ser substituída pela margem média ponderada das margens cada convênio (MMPMMC).

Ressaltamos que se trata de um cálculo aproximado, não se trata de um método cujos resultados sejam exatos, entretanto, para uma avaliação rápida, sem maiores compromissos, isto é válido para auxiliar em uma decisão gerencial.

Exemplo 1: PC com 2.000 exames; CFPC = R$ 5.000,00: MCC = R$ 6,00.
PTEQPC = 5.000/6 => 834 exames.
MSPC = 2.000 – 834 => 1.166 exames.
Resultado do PC = 1.166*6 => 6.996 => Lucro esperado no PC = R$ 6.996,00.

Exemplo 2: Idem ao exemplo 1, entretanto temos dois convênios A e B. O convênio A demanda 500 exames cuja margem média ponderada de contribuição é R$ 4,00. O convênio B demanda 1.500 exames com margem média ponderada de contribuição igual a R$ 6,5.
Cálculo da MMPMMC: [(500 * 4) + (1.500 * 6,5)]/(500 + 1.500) = R$ 5,88.
PTEQPC = 5.000/5,88 => 851 exames.
MSPC = 2.000 – 851 => 1.149 exames.
Resultado do PC = 1.149*5,88 => 6.756,12 => Lucro esperado no PC = R$ 6.756,12.

Sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia, oriundas do “Desempenho da organização”

1. Controlar individualmente cada centro de custo seja através da comparação com as suas metas, ou com o mês anterior, ou ainda com igual período do ano anterior. Identificar ações pontuais em cada um visando eliminar todo o gasto desnecessário. Enfim, fazer uma gerência obstinada dos custos, de forma permanente;

2. Controlar as receitas no que tange ao recebimento à vista e aos valores faturados. Comparar com as metas, mês anterior e igual período do ano anterior. Implantar as ações necessárias decorrentes da análise;

3. Controlar o número de exames realizados e clientes atendidos, inadimplência, investimentos, geração de caixa, margem de lucro, razão operacional, lucro médio por exame e cliente, valor e custo médio dos exames. Ainda, margem média de contribuição, rentabilidade econômica geral do laboratório clínico, margem total de contribuição, total dos custos fixos e variáveis, custo médio fixo e variável por exame e margem de segurança. Comparar com as metas, valores passados, identificar e implantar ações corretivas e preventivas. Se for possível utilizar um processo de “benchmarking”;

4. Executar o ciclo PDCA de gestão sistematicamente em todas as etapas deste produto onde toda e qualquer ação que não for implementada deve ficar em pendência até sua efetiva realização;

5. Somente realizar investimentos, seja no atual ou futuro negócio, após realizar simulações utilizando esta ferramenta de análise do desempenho da organização, criticando para os diversos cenários de venda, os resultados de rentabilidade esperados.

As próximas colunas mostrarão uma “Simulação da prática” do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, evidentemente, respeitando as limitações inerentes ao espaço e forma destas colunas.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: [email protected] e [email protected]

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