Nas colunas anteriores foram analisados diversos fatores presentes no universo das análises clínicas, onde se identificou aspectos tais como: a) importância de um laboratório clínico implantar um sistema de gestão profissional visando enfrentar os imensos desafios dos tempos atuais, tornar-se competitivo e ser rentável para os seus acionistas. b) a solução sugerida foi adotar um Sistema Integrado de Gestão (SIG), como decisão para um futuro inteligente. c) após, apresentou-se um referencial teórico sintético sobre o SIG. Passo seguinte se evidencia que para implantar um SIG, necessitamos de um método e das ferramentas adequadas para atingir o objetivo proposto.

Foi escolhido e detalhado o método (PDCA/MASP) e as principais ferramentas por ele utilizadas na implantação do SIG. Ainda, este sistema é fundamentado nos princípios da gestão pela qualidade total (TQC/GQT) e, as ferramentas selecionadas foram: 1- Diagrama de Pareto; 2- Diagrama de causa e efeito (diagrama de Ishikawa ou espinha de peixe); 3- Histograma; 4- Folha de verificação; 5- Diagrama de dispersão; 6- Carta de controle; 7- Fluxograma. Finalmente, toda a equipe que forma a força de trabalho do laboratório clínico deve saber utilizar estas ferramentas e serem exímios solucionadores de problemas, através do conhecimento da análise de processos.

Todas as últimas colunas abordam um eficiente sistema de gestão com aplicação prática e voltada para laboratórios e clínicas médicas, já implantado em dezenas de organizações, dos mais variados portes, englobando uma escala que inicia em 3.000 exames mensais e atinge 3.500.000. Trata-se do Sistema de Gestão Custo Certo – SGCC, desenvolvido por nós e sem similar no mercado, com resultados excelentes e quantificados, na busca do incremento da produtividade e da competitividade dos laboratórios clínicos brasileiros. Reiteramos que a nossa intenção é mostrar o que fazer, a razão de fazer e como fazer diretamente nas organizações.

Elaboramos a abordagem inicial do SGCC, falamos dos seus objetivos, fizemos um breve histórico e o referencial teórico que fundamenta este sistema. Abordamos os termos e definições utilizados no referencial teórico do SGCC, tratamos dos sistemas de custeio de uma forma geral e detalhamos os custeios variável e marginal, pois são estes que são aplicados nas clínicas e laboratórios. Passo seguinte iniciamos o trabalho sobre um importante tema para qualquer organização, que é a “Decisão baseada em custos”. Estudamos o “Ponto de equilíbrio”, “Margem de segurança”, “Alavancagem empresarial”, “Formação de preços” e “Estratégias competitivas”. Iniciamos uma nova e importante etapa do SGCC, as suas “Aplicações Práticas”, mostrando como calcular os custos de produção dos exames.

Inserido neste contexto, mostramos como calcular o custo nominal (reagentes e descartáveis específicos), consumíveis, calibradores, descartáveis, material de escritório e manutenções. Hoje vamos iniciar a coluna tratando da rentabilidade de parâmetros (exames); clientes (convênios); equipamentos e setores (áreas), teste e comparação de tabelas de preços. Finalizaremos com sugestões gerenciais para a prática do dia a dia dos gestores laboratoriais. Boa leitura!

Rentabilidade de parâmetros (exames)

Este relatório trata da rentabilidade unitária proporcionada pelos exames (parâmetros) de cada cliente (convênio), derivada da maior ou menor eficiência de produzir, ou seja, do custo variável e do valor pago por eles. Portanto, é calculada a margem de contribuição individualmente por cliente, exame a exame. Isto equivale a dizer, por exemplo, que não existirá o custo do hemograma do laboratório clínico, mas o custo do hemograma de cada cliente, pois os impostos variam conforme o valor pago. O resultado da viabilidade dos exames é avaliado mediante uma escala que classifica a margem percentual de contribuição destes parâmetros, fruto da análise do banco de dados da Unidos Consultoria e Treinamento, conforme figura mostrada a seguir:

Escala de classificação da rentabilidade de exames. Fonte: os autores.

 

Sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia

  1. Identificar os parâmetros classificados como “deficitário” ou “rentável ruim” existentes no universo dos convênios, elaborar um plano de ações de “marketing” onde os convênios identificados serão visitados e, mediante ofício com todos os motivos claramente explicitados, negociar com cada convênio individualmente o seu elenco de parâmetros, buscando preços compatíveis com a realidade do laboratório clínico;
  2. Identificar parâmetros com custos críticos, buscar alternativas mais rentáveis de produção, seja através de novos fornecedores de reagentes ou de equipamentos;
  3. Avaliar a possibilidade de compras associativas;
  4. Avaliar a possibilidade de terceirização, fato que pode além de reduzir os custos variáveis, impactar nos custos fixos via redução da folha de pagamento ou remanejamento de mão de obra.

Rentabilidade de clientes (convênios)

Este relatório trata da rentabilidade proporcionada pelos clientes de forma individual, ou seja, permite ao gestor identificar além das rentabilidades unitárias dos exames do cliente, visualizar a informação da margem total de contribuição do convênio no período considerado, em função do perfil de solicitação de exames (demanda). Este será o valor financeiro, a cota de contribuição, a ajuda que o cliente está proporcionando para enfrentar os custos fixos do laboratório clínico, atingir o ponto de equilíbrio e finalmente gerar lucro para a empresa.

Sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia

Avaliar criticamente o desempenho de cada convênio do laboratório clínico, identificando os pouco rentáveis dentro do contexto da carteira de clientes, mediante comparações entre convênios. Buscar soluções pontuais para cada caso, analisando a possibilidade de renegociar tabelas, parâmetros ou até eventuais pedidos de descredenciamentos, caso as margens de contribuições sejam insignificantes perante o volume de produção exigido do laboratório clínico. Uma redução de porte nos exames produzidos pode proporcionar um corte expressivo nos custos fixos da empresa, melhorando a sua rentabilidade, desde que ela passe a operar em um patamar menor de capacidade produtiva.

Rentabilidade de equipamentos

Este relatório trata da rentabilidade proporcionada pelos equipamentos de forma individual, ou seja, permite ao gestor identificar, além das rentabilidades unitárias dos exames feitos pelo equipamento, a informação da margem total de contribuição da máquina no período considerado. Este será o valor financeiro, a cota de contribuição, a ajuda que o equipamento está proporcionando para enfrentar os custos fixos do laboratório clínico, atingir o ponto de equilíbrio e finalmente gerar lucro para empresa. O cálculo da rentabilidade de equipamentos deve ser feito por cliente. O somatório dos resultados para cada cliente será o valor total da margem de contribuição proporcionada pelo equipamento em análise.

Sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia

Avaliar criticamente o desempenho de cada equipamento do laboratório clínico, identificando equipamentos deficitários ou pouco rentáveis. Buscar soluções pontuais para cada caso: compra, alienação, troca, comodato, leasing, terceirização, substituição de reagentes em máquinas “abertas”, etc.

Rentabilidade de setores

Este relatório trata da rentabilidade proporcionada pelos setores de forma individual, ou seja, permite ao gestor identificar, além das rentabilidades unitárias dos exames do setor, a informação da margem total de contribuição da área no período considerado. Este será o valor financeiro, a cota de contribuição, a ajuda que o setor está proporcionando para enfrentar os custos fixos do laboratório clínico, atingir o ponto de equilíbrio e finalmente gerar lucro para a empresa. O cálculo da rentabilidade dos setores deve ser feito por cliente. O somatório dos resultados para cada cliente será o valor total da margem de contribuição proporcionada pelo setor em análise.

Sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia

Avaliar criticamente o desempenho de cada setor do laboratório clínico, identificando áreas deficitárias ou pouco rentáveis. Buscar soluções pontuais para cada caso: mudanças nas técnicas, reagentes, fornecedores, associação em processos produtivos, terceirização, etc.

Teste em tempo real de tabelas de preços de exames

Os testes são realizados em tempo real através da rentabilidade unitária dos parâmetros: a análise pode ser feita pelo preço médio ponderado dos exames, que repercute no valor total da fatura ou pela margem média ponderada de contribuição, que repercute no valor final do ganho (lucro). Ainda, permite mensurar o valor da fatura e da margem de contribuição da tabela em teste para um determinado perfil de solicitação de exames e viabiliza a crítica da rentabilidade individual de cada exame constante da tabela. Ações gerenciais são descritas junto com o produto seguinte.

Comparação dinâmica de tabelas de preços entre clientes

Este relatório demonstra a diferença em valores absolutos (R$) e percentuais entre duas tabelas distintas de preços para um dado perfil (número de determinações por exame). A análise pode ser feita pelo preço médio ponderado dos exames, que repercute no valor total da fatura ou pela margem média ponderada de contribuição, que repercute no valor final do ganho (lucro). Isto é útil porque nem sempre a maior fatura produzirá a maior margem de contribuição. Objetivamente, este relatório constituiu um poderoso instrumento de auxílio à decisão gerencial, de utilização rápida e eficiente.

Sugestões para ações gerenciais na prática do dia a dia

  1. Treinar o setor de marketing/vendas do laboratório clínico para utilização desta ferramenta em tempo real, no auxílio às decisões nas negociações de preços de exames com qualquer tipo de convênio, onde, em função do binômio número de exames x preço de cada um, é de crucial importância saber o quanto e que parâmetros podemos modificar. Isto permite a formulação de uma proposta competitiva, sem riscos de perdas e, o melhor, sabendo exatamente qual vai ser a rentabilidade daquele convênio, o quanto o laboratório poderá lucrar especificamente na operação;
  2. Comparar tabelas de laboratórios de apoio levando em consideração o perfil específico dos exames terceirizados.

Em resumo, todo e qualquer preço de exame deveria ser avaliado por esta ferramenta de teste de rentabilidade, antes de ser aceito numa negociação.

Desta forma, concluímos os assuntos pertinentes ao produto “Desempenho da produção”.

A próxima coluna continuará abordando as aplicações práticas do Sistema de Gestão Custo Certo (SGCC) para controle de laboratórios clínicos, apresentando o produto “Desempenho da organização”. Este produto trata dos indicadores de desempenho que controlam os macroprocessos da empresa, evidenciando os chamados “Itens de controle”, caracterizando sua localização na “Contabilidade gerencial sintética”. Os capítulos anteriores relativos ao produto “Desempenho da produção”, mostraram resultados dos “Indivíduos”, entendendo por indivíduo sejam os exames, equipamentos, setores (Áreas) ou clientes (Convênios), tipificando a chamada “Contabilidade gerencial analítica”.

Até lá pessoal e que Deus vos acompanhe!

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Humberto Façanha
Publicado por Humberto Façanha

Atualmente é diretor da Unidos Consultoria e Treinamento e professor da Pós-Graduação em Análises Clínicas do curso de Biomedicina – Instituto Cenecista de Ensino Superior de Santo Ângelo (IESA). Professor do Centro de Pós-Graduação da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas – CPG/SBAC. Mestre em Administração pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), Engenheiro Eletricista pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Engenheiro de Segurança do Trabalho pela Universidade de Passo Fundo (UPF). Especialista em Engenharia de Análise e Planejamento de Operação de Sistemas pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG/ELETROBRAS), formação em gestão da qualidade e Auditor Líder em ISO 9000. Contatos: [email protected] e [email protected]

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