Por Cristina Sanches

No Grupo Fleury a validação de sistemas verifica se a performance está de acordo com a necessidade do laboratório e se atende aos parâmetros estabelecidos pelo fabricante

O processo de validação de sistemas tem como objetivo comprovar, por meio de testes documentados, que os sistemas computadorizados – softwares, equipamentos, redes e instalações – utilizados em um laboratório estão exercendo suas funções conforme o esperado e de maneira segura. A empresa deve possuir uma lista contendo todos os sistemas computadorizados instalados e suas respectivas avaliações de criticidade. O Guia de Validação de Sistemas Computadorizados da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e os Guias GAMP5 (sigla em inglês para Good Automated Manufacturing Practice; em português, Boas Práticas de Fabricação Automatizada) são as principais referências da área.

O processo de validação estuda a aderência do software ou sistema no processo geral, garantindo que nesta implementação sejam resguardadas a saúde do paciente, a qualidade do produto e a integridade dos dados. “A validação é um processo documentado exigido por regras regulatórias, como por exemplo a RDC 17/2010 da Anvisa, que rege as Boas Práticas de Fabricação, elaborado de acordo com guias que detalham como ela deve ser conduzida e demonstrada”, explica Sílvia Martins, diretora Técnica e Comercial da FIVE Consulting.

Quando validar

Sílvia explica que a validação deve ser realizada durante o projeto de implementação do sistema, que somente deve ser liberado para uso na rotina após validado. Na prática, significa que a validação já deve fazer parte do projeto desde a concepção do sistema, antes mesmo de sua aquisição. “Um dos documentos que fazem parte do processo de validação é a URS (sigla em inglês para User Requirement Specification; em português, Especificação de Requisitos do Usuário), um documento formal elaborado de maneira multidisciplinar utilizado para expressar os requisitos do usuário antes da aquisição do sistema. Este documento é utilizado como base para a qualificação do projeto e para o levantamento dos cenários para a condução da análise de riscos.”

Sílvia Martins, diretora Técnica e Comercial da FIVE Consulting

Geralmente, diz Sílvia, a validação é realizada de forma completa uma única vez. Mecanismos da Qualidade de Controle de Mudanças e Desvios, acompanhados de processo de CAPA devidamente documentados e da análise de impactos mantêm o estado de validação do sistema. “Entretanto a revisão periódica também deve fazer parte do processo de manutenção do estado. É interessante que ela não tenha uma única periodicidade estabelecida para todos os sistemas da empresa. Deve-se utilizar o racional de que cada sistema tem sua própria complexidade e dinamismo nas mudanças de acordo com as regras do negócio, sendo interessante determinar a revisão periódica no Relatório de Validação do sistema, podendo esta mudar em função do resultado do último relatório de revisão periódica. Se o sistema se mostrar estável na revisão realizada após seis meses da primeira validação, a próxima revisão periódica pode ser agendada para um ano depois, e assim por diante.”

Como validar

O início do processo de validação se dá com a realização do Plano Mestre de Validação, que contém a abordagem que será aplicada para a realização da validação. Pode ser geral ou específico, conforme a estrutura documental de cada empresa. “É importante que este documento contemple a descrição da estratégia de validação a ser seguida para novos sistemas e também para sistemas já existentes na empresa, contemplando sistemas automatizados com impacto em BPx (sistemas de informação, laboratório, automação etc.).

O plano descreve o que a companhia pretende fazer, quais sistemas serão validados e como isso será feito. Esse documento inclui, entre outros itens, a estratégia de validação, o controle de mudanças, as atividades principais e a definição das responsabilidades. Sílvia explica que a validação deve seguir um modelo e ser realizada de maneira padronizada para todos os sistemas. A escolha da metodologia é uma opção da empresa, que uma vez determinada passa a ser regra a ser seguida na companhia. “Os Guias GAMP5 e o Guia de Validação de Sistemas Computadorizados da Anvisa são excelentes escolhas. Algumas empresas multinacionais de grande porte possuem sua própria metodologia, que pode também ser adotada, entretanto, fará parte de uma inspeção a explicação e/ou comprovação de que a metodologia é robusta o suficiente para cobrir o processo. Se a empresa decidir utilizar Guias de mercado, esta etapa não ocorre (provar que a forma de conduzir a validação é adequada), porque já é de domínio dos inspetores, bastando demonstrar que segue o Guia adotado.”

Porém podem existir dificuldades no processo de validação, e a principal delas, comenta Sílvia, é quando o sistema não é validável, ou seja, não atende à robustez necessária para sofrer a validação. “Uma forma mais facilitada de abordarmos este assunto é se o sistema atende às exigências da FDA 21 CFR Part11, norma americana que contempla as regras que um sistema adequado tenha que atender. Apesar de muitas empresas no Brasil não precisarem atender a FDA, as regras constantes nesta norma também são citadas de alguma forma no Guia de Validação de Sistemas da Anvisa e na RDC17/2010.” Isso significa que o sistema deve ser capaz de armazenar dados de operações; rastrear quem o acessou e o que fez; manter controlado o acesso apenas por pessoas autorizadas, que devem utilizar senhas individuais dependendo do nível de acesso que podem ter ao sistema; e usar assinaturas eletrônicas.

Quem é responsável pela validação

O ideal é que a validação seja realizada por uma equipe multidisciplinar que conte com profissionais das áreas de qualidade, pesquisa e desenvolvimento, além do pessoal de tecnologia da informação. “Ela pode ser realizada pelo time do laboratório ou por uma empresa de consultoria que não seja o fornecedor do sistema. O provedor da solução pode acelerar, e muito, o processo da validação do sistema computadorizado, entretanto, ele não pode atestar o cumprimento da validação. Ou seja, o fornecedor não pode validar seu próprio sistema”, explica Sílvia.

A especialista ressalta ainda que em sistemas de laboratório do Controle da Qualidade vale ressaltar que normalmente o processo de qualificação dos equipamentos realizado pelo fabricante não cobre o processo de Validação do Sistema Computadorizado (software) do equipamento. “No geral, o processo de validação do sistema cobre questões relacionadas ao software, como audit trail, perfis de acessos, data integrity, acesso ao banco de dados etc. Geralmente, o processo de qualificação do equipamento utiliza o software para demonstrar que a análise está apresentando os resultados que deveria, mas não entra nos detalhes do próprio software, por isso, a necessidade de haver um processo de validação do sistema separadamente.”

Vantagens

Uma das principais vantagens do processo de validação está em contribuir para evitar possíveis falhas nos sistemas, que podem ser detectadas em uma das principais etapas da validação − a análise e o gerenciamento de risco. Mas ele também traz vários benefícios à rotina da empresa, como permitir que o conhecimento técnico seja compartilhado entre vários colaboradores, o que evita a perda do conhecimento na eventual saída dos profissionais da empresa, além de facilitar os procedimentos para a realização de um plano de contingência, em caso de problemas com os equipamentos. O processo leva a uma tomada de decisão mais segura e assertiva.

Validação na prática

Jonas Santana, gerente adjunto de produção do Núcleo Técnico Operacional do Laboratório Sabin

No Laboratório Sabin, a validação é fundamental para verificar se o desempenho analítico atende às especificações da qualidade analítica. Com isso, garante-se que a equipe esteja trabalhando com sistemas que não apresentam erros que extrapolem os limites máximos aceitáveis. Jonas Santana, gerente adjunto de produção do Núcleo Técnico Operacional do Laboratório Sabin de Brasília, explica que sempre que há necessidade de instalar um novo sistema analítico no laboratório, mudar um teste de plataforma ou internalizar um novo teste, o primeiro passo é definir o protocolo de validação mais compatível com o sistema analítico a ser testado.

“Designamos um profissional responsável para cada etapa do processo de validação e definimos o período de duração do estudo, a quantidade de insumos necessários para a conclusão do estudo, o sistema analítico comparativo, os estudos que serão realizados e as especificações da qualidade analítica (erro analítico total permitido, viés analítico permitido e imprecisão analítica permitida). Uma vez instalado o novo sistema analítico, os colaboradores do laboratório são treinados e seguem com a realização dos procedimentos padrão para a liberação do equipamento para o início do estudo de validação. O estudo então é realizado, os dados são analisados e o analista clínico responsável aprova ou reprova o estudo com base nos resultados analíticos e nas especificações da qualidade analítica, previamente definidas. Por fim, é elaborado o relatório de análise das atividades realizadas e o sistema analítico é liberado para a rotina operacional”, explica ele.

O laboratório é responsável por definir o protocolo de estudo, analisar os resultados e decidir se o estudo foi aprovado. À equipe técnica e assessoria científica do fabricante ou representante do sistema analítico cabe a instalação do equipamento, o treinamento dos colaboradores do laboratório e a liberação do equipamento para o início dos estudos de validação.

Segundo Santana, para realizar a validação são utilizadas ferramentas como um editor de planilhas ou um programa pago, como o EP Evaluator®, que seja capaz de realizar os testes estatísticos recomendados por diretrizes, como por exemplo o CLSI (sigla em inglês para Clinical and Laboratory Standards Institute; em português, Instituto de Normas Clínicas e de Laboratório), e elaborar gráficos que auxiliem na interpretação dos resultados obtidos.

No Laboratório Sabin, para a validação dos métodos quantitativos são realizados estudos de imprecisão, inexatidão, linearidade e verificação dos intervalos de referência. “Para a validação dos métodos modificados e os produzidos in house realizamos estudos de imprecisão, inexatidão, limite de detecção, limite de quantificação, linearidade, interferentes e definição dos intervalos de referência. Para a validação dos métodos qualitativos são realizados os de sensibilidade clínica (ou concordância de resultados positivos), especificidade clínica (ou concordância de resultados negativos) e imprecisão”, diz Santana.

Muitas vezes, comenta ele, os processos de validação podem ser impactados por fatores externos, como a demora na entrega dos reagentes por parte dos fornecedores, dificuldade em encontrar uma referência para definição da especificação da qualidade analítica, assessoria científica com pouco preparo para solucionar problemas e dificuldade na coleta das amostras apropriadas, principalmente para testes menos frequentes.

No Grupo Fleury, Katia Regina Cesar, coordenadora de Operações Técnicas do Setor de Controle de Qualidade, explica que a validação de sistemas verifica se a performance está de acordo com a necessidade do laboratório e se atende aos parâmetros estabelecidos pelo fabricante. “Basicamente, validamos itens como precisão e exatidão das análises laboratoriais. Periodicamente, também, realizamos uma verificação nos equipamentos”, explica Kátia.

Os dois processos são feitos internamente. Na validação, é usado um número maior de amostras. Já a verificação é um processo mais simples, pois o equipamento já tem seu desempenho validado pelo laboratório. Em ambos, são realizados testes quantitativos e qualitativos. Quando um novo teste é introduzido à rotina do laboratório, antes que ele seja efetivamente incorporado,  passa por um processo de validação cujas atividades podem se estender por várias semanas, antes mesmo da efetiva introdução na rotina. Kátia explica que nesse caso é preciso ser feita uma avaliação do desempenho do novo método, verificando se aquela metodologia atende aos requisitos da qualidade estabelecidos pelo laboratório. Ou seja, se nas condições internas do laboratório chega-se ao mesmo desempenho que o fabricante descreve na bula do kit diagnóstico.

Já a verificação é realizada sempre que um equipamento passa por um procedimento de manutenção antes que ele volte à rotina. “Além disso, a cada seis meses testamos todos os equipamentos para verificar se estão apresentando o mesmo desempenho.” Kátia explica que algumas dificuldades podem ser encontradas durante os processos. “Os testes precisam ser realizados em amostras com resultados conhecidos, e isso implica em termos um número de amostras guardadas, o que requer um espaço apropriado, além do custo com a compra de reagentes e da disponibilidade de tempo, pois os testes demandam os cuidados de um especialista técnico.”

A validação, complementa ela, é um dos pilares do processo de qualidade e exige preparo da equipe para que ela esteja preparada para os problemas que podem surgir, identificar a origem desses problemas e como atuar na sua resolução.

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